Para poder realizar la carga de menores vía Excel, es necesario descargarse el archivo de la plantilla de carga que encontramos en Carga de archivos y rellenar todos los campos para cada uno de los contratos que se introducen.
Se puede descargar la plantilla en blanco con sólo la estructura de las columnas o descargar la plantilla para un organismo contratante concreto. En ese caso te aparecerá en el archivo rellenada la columna con el organismo contratante especificado, y además en algunos campos se tendrá un desplegable con sus posibles valores.
Además hay disponible un archivo Excel de instrucciones, donde se describen todos los campos y se define su obligatoriedad, también se informan los códigos a introducir para los campos en los que es necesaria la codificación del mismo.
En el momento de cargar el archivo, si se deja marcado el “flag” de Carga con envío a la JCCA, los contratos que se carguen en el sistema y no tengan errores pasarán directamente al estado Junta Consultiva para su validación.
Si realizas el envío desmarcando el “flag”, los contratos también se cargarán en el programa RCP, pero en este caso, quedarán todos ellos en estado Organismo contratante, y es necesario realizar su envío a la Junta Consultiva.
En el caso de cargas de archivos con errores en las que también haya contratos correctos, es recomendable borrar los contratos ya cargados correctamente del archivo a la hora de realizar la siguiente carga con las correcciones. Si no se hace así, al volver a intentar cargar los contratos correctos, el sistema te dará un mensaje de error diciendo que “No se puede modificar un contrato remitido a la JCCA”.
En el apartado de resultado de las cargas puedes ver si la carga ha finalizado o está pendiente de ejecutarse (las cargas de hasta 200 líneas se hacen al momento), si el resultado de la carga es correcto o con errores y informes de resultados y de errores.
En caso de que el resultado de la carga sea “con errores” puede que todos los contratos que había en el fichero tengan errores y por tanto sólo habrá un informe de errores o que haya en el fichero también contratos correctos. En este caso, además del informe de errores, habrá un informe de resultado que indique qué contratos del fichero se han podido cargar correctamente en el Registro Público de Contratos.
En el caso de cargas de archivos con errores en las que también haya contratos correctos, es recomendable borrar los contratos ya cargados correctamente del archivo a la hora de realizar la siguiente carga con las correcciones. Si no se hace así, al volver a intentar cargar los contratos correctos, el sistema te dará un mensaje de error diciendo que “No se puede modificar un contrato remitido a la JCCA”.
Al rellenar los datos de la plantilla excel para realizar la carga debes tener en cuenta:
- El campo “tipo de suministro” sólo debe informarse en el caso de contratos de suministros
- El campo “modalidad de determinación de precios” sólo debe informarse en el caso de contratos de servicios
- El campo “municipio del adjudicatario” debe rellenarse con el código INE (en el caso de que no conozca el código del municipio en cuestión hay un listado con todos los códigos en la pestaña municipio del excel de instrucciones )
- En el caso de adjudicatarios extranjeros es necesario informar al país del adjudicatario y en el campo “municipio del adjudicatario” es necesario poner como código: 99999
- Los datos del plazo (en años, meses y días) sólo son obligatorios en caso de no informar la fecha de fin prevista de ejecución del contrato.
- El campo Fecha liquidación es obligatorio : Si se ha indicado importe de liquidación es obligatorio informar también la fecha.
- El Plazo del lote y la Fecha de fin prevista son incoherentes : para evitar problemas en el caso de los plazos lo mejor es poner la fecha de inicio ejecución y la fecha de fin o el plazo pero no las dos fechas.
- No se puede modificar un contrato validado por la JCCA: realmente no es un error, simplemente el contrato (o un contrato con el mismo código expediente) ya está informado, remitido y validado y, por tanto, no se puede volver a cargar.
- La ejecución del contrato debe iniciarse y finalizar en años diferentes : habría que mirar a la plantilla en concreto probablemente por el año de ejecución del contrato que han puesto y el resto de fechas.
- El campo País origen del producto es obligatorio: hace referencia a dónde se ha fabricado y es obligatorio sólo en el caso de contratos de suministro
- No existe el municipio informado: no se ha informado un código de municipio válido en la columna "Municipio del adjudicatario". Se informará a un código del tipo 17061 de los incorporados a la pestaña Municipios del Excel de Instrucciones.
- NIF/CIF informado no es correcto: no debe tener un formato NIF/CIF.
- Código CPV incorrecto: revisar que no quede ningún espacio en blanco al final del código CPV.
- El tipo de contrato tiene un valor inválido : es posible que el campo tipo de contrato esté en blanco o no esté informado con los valores indicados en las instrucciones para cumplimentar el excel de contratos menores.
- El importe de licitación del contrato no puede ser inferior al importe de adjudicación sin IVA del lote: es necesario revisar los importes de licitación y adjudicación para verificar que no se ha puesto un importe de licitación inferior al de adjudicación en algún de los contratos del excel.
- El campo TIPO de Excel cargado no tiene ninguno de los formatos permitidos , 'CODI' o 'CODI – Descripción : revisar que el campo tipo de contrato es uno de los establecidos en la plantilla (se deben seguir las codificaciones establecidas en el excel de instrucciones que se descarga de la herramienta)
- El campo ADJUDICATARIO PROVINCIA del excel cargado no tiene ninguno de los formatos permitidos, 'CODI' o 'CODI – Descripción ': los códigos de provincia no son correctos (no siguen las codificaciones establecidas en las instrucciones)
- El campo ADJUDICATARIO MUNICIPIO no tiene el formato 99999; no se ha informado un código de municipio válido en la columna "Municipio del adjudicatario". Se informará a un código del tipo 17061.
- La suma de los importes de adjudicación de las anualidades es inferior al importe de adjudicación del lote ; hay que tener en cuenta que deben repartirse los importes, de modo que la suma de los importes a las anualidades, coincidan con el importe de licitación informado. No debe ponerse todo el importe licitado y adjudicado en la primera anualidad.
- Año de inicio de ejecución debe coincidir con el año de ejecución del contrato: hay que tener en cuenta que el problema no es con la adjudicación, sino que el año de la fecha de inicio ejecución debe coincidir con el año de la columna año.
- El NIF como campo obligatorio. en el caso de autónomos, el NIF será el número de DNI del adjudicatario.
A tener en cuenta (Recomendaciones):
- IVA de todas las facturas que haya para ese contrato: la fecha liquidación es la fecha en que se aprueba el pago de la última factura.
- Prórrogas: la carga de menores es para informar a contratos menores, no prórrogas. De hecho los contratos menores no se pueden prorrogar. Las prórrogas se informan individualmente.
- Para subir documentos que pesen más de lo permitido (10MB) es necesario dividirlos ya que no es posible comprimirlo.
